Die Digitalisierung hat das Potenzial, die Effizienz, Transparenz und Qualität der öffentlichen Verwaltung erheblich zu verbessern. Dennoch stehen Verwaltungen bei der Umsetzung digitaler Lösungen vor einer Reihe von Herausforderungen. In diesem Artikel möchten wir die vier wesentlichen Herausforderungen der Verwaltungsdigitalisierung betrachten und erklären wie agile Methoden dazu beitragen können, diese zu bewältigen.
1. Kultureller Wandel:
Mit einer umfassenden Digitalisierung geht auch ein grundlegender Kulturwandel innerhalb der Verwaltungseinheiten einher. Traditionelle hierarchische Strukturen und bürokratische Prozesse werden flexibler und anpassungsfähiger gestaltet, um die Potenziale der Digitalisierung von Prozessen voll auszuschöpfen. Agile Frameworks und Methoden wie Scrum, Kanban oder SAFe® bieten Werkzeuge, um die Zusammenarbeit und Kommunikation kontinuierlich zu verbessern, neue Kooperationsmodelle zur Dezentralisierung von Verantwortung zu fördern und einen iterativen Lösungsansatz zu etablieren. Schnelle Lern- und Feedbackzyklen sind dabei unerlässlich. Durch den Einsatz agiler Methoden wird ein kontinuierlicher Veränderungsprozess in Gang gesetzt, der Vorbehalte gegenüber notwendigen Modernisierungen aufgreift und abzubauen hilft. So wird ein Wandel hin zum Arbeiten auf Augenhöhe und zur teambasierten Entscheidungsfindung angestoßen. Hierbei hilft der Einsatz moderner Technologien und Werkzeuge, die Risiken der Digitalisierung beherrschbar zu machen.
2. Komplexität der Systeme:
Verwaltungsprozesse sind oft komplex und über Jahrzehnte gewachsen. Sie erstrecken sich häufig über mehrere Systeme, nutzen unterschiedliche, heterogene Datenhaltungssysteme und weisen eine kaum überschaubare Schnittstellenvielfalt auf. Die Modernisierung und Harmonisierung bestehender Anwendungen sowie die zeitgemäße Integration der unterschiedlichen Systeme zu einem funktionierenden Gesamtsystem ist die Herausforderung der Verwaltungsdigitalisierung in den nächsten Jahren. Agile Methoden ermöglichen ein inkrementelles Vorgehen, bei dem Systeme schrittweise modernisiert und bei Bedarf auch neu entwickelt werden können, ohne den laufenden Verwaltungsbetrieb zusätzlich zu gefährden. Durch die Fokussierung auf kurze Entwicklungszyklen und kontinuierliches Feedback können Fehler in diesem komplexen Modernisierungsprozess frühzeitig erkannt und behoben werden. Agile Methoden ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit der verschiedenen beteiligten Gruppen von der Abteilungsebene bis hin zur ressortübergreifenden Zusammenarbeit.
3. Fachkräftemangel und Qualifikationsbedarf:
Die Digitalisierung erfordert spezialisierte Fachkräfte mit Kenntnissen in den Bereichen IT, Datenanalyse und Projektmanagement. Der öffentliche Sektor hat oft Schwierigkeiten, solche Talente anzuziehen und zu halten. Agile Methoden können helfen, die Attraktivität des öffentlichen Sektors als Arbeitgeber zu steigern. Durch die Einführung agiler Arbeitsweisen werden Mitarbeitende in die Lage versetzt, eigenverantwortlich und kreativ zu arbeiten. Dies fördert die Motivation und ermöglicht die Entwicklung neuer Fähigkeiten, um den Qualifikationsbedarf im Bereich der Digitalisierung zu decken und die Verwaltung hin zu einem lernenden System weiterzuentwickeln.
4. Bürgerzentrierung und Nutzerfreundlichkeit:
Die Digitalisierung der Verwaltung zielt darauf ab, den Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Service zu bieten. Oft sind bestehende digitale Lösungen komplex und wenig benutzerfreundlich. Agile Methoden, insbesondere das Konzept der Citizen centricity Customer-Centricity, ermöglichen es, die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger frühzeitig zu identifizieren und fortlaufend in den Entwicklungsprozess einzubeziehen. Durch kontinuierliches Feedback und Usability-Tests können digitale Lösungen iterativ verbessert und kontinuierlich an die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger angepasst werden.
Die Digitalisierung der Verwaltung birgt große Chancen, aber auch Herausforderungen. Agile Methoden bieten einen Rahmen, um diese Herausforderungen anzugehen und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Durch die Förderung eines kulturellen Wandels, die Bewältigung von Komplexität, den Schutz von Daten, die Entwicklung von Fachkräften und die Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger können Verwaltungen erfolgreich in die digitale Zukunft geführt werden.
